Spesenreglement und MWST: Was ein Reglement enthalten muss
Ein Spesenreglement legt fest, welche Auslagen die Firma vergütet, in welcher Höhe und wie sie abgerechnet werden. Es schafft Klarheit für alle Seiten und ist die Grundlage für Pauschalspesen. Wer sein Reglement digital hinterlegt, lässt jede Spesenabrechnung automatisch dagegen prüfen.
Stand: Oktober 2026. Dieser Ratgeber informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung.
Wozu ein Spesenreglement dient
Nach Obligationenrecht (Artikel 327a) vergütet der Arbeitgeber alle Auslagen, die bei der Arbeit notwendig entstehen. Ein Spesenreglement übersetzt das in klare Regeln: Was wird bezahlt, bis zu welchem Betrag, mit welchem Beleg?
So wissen Mitarbeitende, woran sie sind, und die Freigabe geht schneller.
Das gehört ins Reglement
- Geltungsbereich: für wen die Regeln gelten
- Spesenarten: Reise, Verpflegung, Übernachtung, Repräsentation
- Ansätze und Höchstbeträge je Spesenart
- Belegpflicht und Abrechnungsfristen
- Wer Spesen freigibt
- Regeln für Privatfahrzeug und Kreditkarte
- Hinweise zur Mehrwertsteuer
Pauschalen
Pauschalspesen vereinfachen die Abrechnung, weil nicht jede Auslage einzeln belegt wird. Sie müssen schriftlich vereinbart sein. Für den steuerlichen Umgang mit Pauschalspesen genehmigt die kantonale Steuerverwaltung auf Wunsch ein Spesenreglement, was Rechtssicherheit schafft.
Pauschalen im Reglement sollten zu den tatsächlichen Kosten passen und nachvollziehbar sein.
Mehrwertsteuer bei Spesen
Firmen mit Mehrwertsteuerpflicht können auf Spesen mit gültigem Beleg in der Regel die Vorsteuer abziehen. Der Beleg braucht dafür die üblichen Rechnungsangaben, darunter die MWST-Nummer des Lieferanten. Bei Pauschalspesen besteht der Vorsteuerabzug in der Regel nicht.
Die Details prüft deine Treuhand oder die Eidgenössische Steuerverwaltung. Ein sauberer Beleg macht den Abzug einfach.
Reglement digital prüfen lassen
Mit 2getHR lädst du dein Spesenreglement hoch. Jede eingereichte Spesenabrechnung wird danach automatisch dagegen geprüft, und Abweichungen werden sichtbar. So gehen Freigaben schneller von der Hand.
Mehr dazu auf der Seite KI-Spesenprüfung und bei den digitalen Spesen.
Häufige Fragen
Brauche ich ein Spesenreglement?
Gesetzlich verlangt ist die Vergütung notwendiger Auslagen. Ein Reglement macht die Regeln für alle klar und ist die Grundlage für Pauschalen.
Muss das Reglement von der Steuerverwaltung genehmigt werden?
Das ist nicht in jedem Fall nötig, aber für Pauschalspesen empfehlenswert, weil es Rechtssicherheit bringt.
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