Règlement des frais et TVA : ce qu'un règlement doit contenir
Un règlement des frais définit quelles dépenses l'entreprise rembourse, jusqu'à quel montant et comment elles sont décomptées. Il apporte de la clarté à toutes les parties et sert de base aux frais forfaitaires. Si vous enregistrez votre règlement numériquement, chaque note de frais est automatiquement contrôlée en fonction de celui-ci.
État : octobre 2026. Ce guide informe de manière générale et ne remplace pas un conseil juridique.
À quoi sert un règlement des frais
Selon le Code des obligations (art. 327a), l'employeur rembourse tous les frais nécessaires occasionnés par le travail. Un règlement des frais traduit cela en règles claires : qu'est-ce qui est payé, jusqu'à quel montant, avec quel justificatif ?
Ainsi, les collaborateurs savent à quoi s'en tenir et la validation est plus rapide.
Ce que le règlement doit contenir
- Champ d'application : à qui les règles s'appliquent
- Types de frais : déplacement, repas, hébergement, représentation
- Barèmes et montants maximaux par type de frais
- Obligation de fournir un justificatif et délais de décompte
- Qui valide les frais
- Règles pour le véhicule privé et la carte de crédit
- Remarques sur la taxe sur la valeur ajoutée
Forfaits
Les frais forfaitaires simplifient le décompte, car chaque dépense n'a pas besoin d'être justifiée individuellement. Ils doivent être convenus par écrit. Pour le traitement fiscal des frais forfaitaires, l'administration fiscale cantonale approuve sur demande un règlement des frais, ce qui apporte de la sécurité juridique.
Les forfaits du règlement doivent correspondre aux coûts réels et être compréhensibles.
TVA sur les frais
Les entreprises assujetties à la TVA peuvent en règle générale déduire l'impôt préalable sur les frais accompagnés d'un justificatif valable. Le justificatif doit pour cela contenir les indications usuelles d'une facture, dont le numéro de TVA du fournisseur. Pour les frais forfaitaires, la déduction de l'impôt préalable n'est en règle générale pas possible.
Votre fiduciaire ou l'Administration fédérale des contributions vérifie les détails. Un justificatif correct facilite la déduction.
Faire contrôler le règlement numériquement
Avec 2getHR, vous téléversez votre règlement des frais. Chaque note de frais soumise est ensuite automatiquement contrôlée en fonction de celui-ci et les écarts deviennent visibles. Les validations s'effectuent ainsi plus rapidement.
Pour en savoir plus, consultez la page contrôle des frais par IA et les frais numériques.
Questions fréquentes
Ai-je besoin d'un règlement des frais ?
La loi exige le remboursement des frais nécessaires. Un règlement clarifie les règles pour tous et sert de base aux forfaits.
Le règlement doit-il être approuvé par l'administration fiscale ?
Ce n'est pas nécessaire dans tous les cas, mais c'est recommandé pour les frais forfaitaires, car cela apporte de la sécurité juridique.
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