Spesenabrechnung digital: so geht es in drei Schritten
Eine digitale Spesenabrechnung läuft in drei Schritten: Beleg fotografieren, Angaben prüfen lassen, Freigabe und Export. Mitarbeitende reichen unterwegs ein, die Freigabe geht schnell, und alle Belege liegen geordnet an einem Ort.
Stand: Oktober 2026. Dieser Ratgeber informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung.
Was eine Spesenabrechnung enthält
Eine Spesenabrechnung listet die Auslagen eines Zeitraums auf: Datum, Betrag, Spesenart, Beschreibung und den Beleg. Wer im Auftrag der Firma Geld ausgibt, bekommt es zurück, sobald die Abrechnung freigegeben ist.
Digital in drei Schritten
Beleg fotografieren
Das Foto wird hochgeladen, die Spesenart wird erkannt.
Prüfen lassen
Die Angaben werden gegen das Spesenreglement geprüft, Abweichungen sind sichtbar.
Freigeben und exportieren
Vorgesetzte bewilligen mit wenigen Klicks, die Daten gehen in die Lohnbuchhaltung.
Belege und Aufbewahrung
Belege sind Teil der Buchführung. Geschäftsunterlagen müssen in der Schweiz zehn Jahre aufbewahrt werden (Obligationenrecht, Artikel 958f). Sie dürfen digital abgelegt werden, wenn sie unverändert, vollständig und jederzeit lesbar bleiben, wie es die Geschäftsbücherverordnung verlangt.
Ein scharfes Foto mit Datum, Betrag und Lieferant ist die beste Grundlage.
Freigabe beschleunigen
- Ein klares Spesenreglement, das alle kennen
- Fotos direkt vor Ort statt am Monatsende
- Automatische Prüfung gegen das Reglement
- Freigabe mit wenigen Klicks am Handy
Häufige Fragen
Reicht ein Foto als Beleg?
Ein gut lesbares Foto ist in der Regel die Grundlage der digitalen Ablage. Für die steuerliche Behandlung gelten die allgemeinen Aufbewahrungsregeln.
Wie lange werden Belege aufbewahrt?
Zehn Jahre.
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