Notes de frais numériques : en trois étapes
Une note de frais numérique se fait en trois étapes : photographier le justificatif, faire contrôler les indications, valider et exporter. Les collaborateurs la soumettent en déplacement, la validation est rapide et tous les justificatifs sont classés au même endroit.
État : octobre 2026. Ce guide informe de manière générale et ne remplace pas un conseil juridique.
Ce que contient une note de frais
Une note de frais énumère les dépenses d'une période : date, montant, type de frais, description et justificatif. Quiconque dépense de l'argent pour le compte de l'entreprise est remboursé dès que la note est validée.
Numérique en trois étapes
Photographier le justificatif
La photo est téléversée et le type de frais est reconnu.
Faire contrôler
Les indications sont contrôlées au regard du règlement des frais, les écarts sont visibles.
Valider et exporter
Les supérieurs valident en quelques clics, les données sont transmises à la comptabilité salariale.
Justificatifs et conservation
Les justificatifs font partie de la comptabilité. En Suisse, les pièces comptables doivent être conservées dix ans (Code des obligations, art. 958f). Elles peuvent être archivées numériquement si elles restent inchangées, complètes et lisibles en tout temps, comme l'exige l'Ordonnance sur la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico).
Une photo nette avec la date, le montant et le fournisseur constitue la meilleure base.
Accélérer la validation
- Un règlement des frais clair, connu de tous
- Des photos sur place plutôt qu'en fin de mois
- Contrôle automatique au regard du règlement
- Validation en quelques clics sur le téléphone
Questions fréquentes
Une photo suffit-elle comme justificatif ?
Une photo bien lisible constitue en règle générale la base de l'archivage numérique. Pour le traitement fiscal, les règles générales de conservation s'appliquent.
Combien de temps les justificatifs sont-ils conservés ?
Dix ans.
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